Indsigt
Fra Excel-rapporter til dashboards der opdaterer sig selv
Excel er et fremragende værktøj, og det skal I beholde. Problemet er ikke regnearket. Det er, at rapporten skal samles forfra hver måned, og at ingen andre end den, der byggede den, kan se hvordan nøgletallene er regnet ud.
Opdateret 17. september 2026/2 min læsetid
Hvor timerne egentlig går
Selve analysen tager sjældent lang tid. Tiden går med at hente data ud af hvert system og rette kolonnenavne til, så de passer med sidste måned. Bagefter går der tid med at finde ud af, hvorfor summen er 12.000 kroner forkert.
Hos de fleste af mine kunder er det to til fire dage hver måned. Det er også de dage, der forsvinder, når nogen er på ferie, og rapporten derfor kommer en uge senere.
Risikoen ligger i logikken, ikke i regnearket
Et regneark, der har levet i fire år, har typisk tre generationer af formler i sig. Nogle celler er skrevet ind i hånden, fordi et system manglede en måned. Ingen tør rette i det, og alle bruger det.
Når nøgletallene i stedet er defineret i en datamodel, står definitionen ét sted. Dækningsgrad betyder det samme i salgsrapporten og i ledelsesrapporten, og ændrer I definitionen, ændrer den sig alle steder på én gang.
Rækkefølgen der virker
Tag den rapport, der koster flest timer i dag, og start der. Først forbindes de systemer, den henter data fra, så ingen skal eksportere i hånden. Så defineres nøgletallene i datamodellen, så de står ét sted.
Til sidst bygges dashboardet, så de faste spørgsmål er besvaret på forhånd. Resten kan I spørge om på dansk, og svaret kommer fra jeres egne data.
Hvad Excel skal bruges til bagefter
Excel bliver liggende, og det er meningen. Det er stadig det bedste sted at regne på et scenarie, lave en beregning til revisor eller prøve en idé af hurtigt. Forskellen er, at I trækker fra en datamodel, der er opdateret, i stedet for at bygge grundlaget op forfra.
Kort fortalt
Behold Excel til at regne i. Flyt selve grundlaget ud i en datamodel, så rapporten ikke skal samles forfra hver måned.
Det her kapitel er en del af den samlede guide til BI for mellemstore danske virksomheder.
Flere spørgsmål til det her
Kan vi beholde vores nuværende rapportformat?
Ja, og det gør vi ofte i starten. Ledelsen kender sit layout, og genkendelighed gør, at rapporten bliver brugt. Når det kører, viser det sig tit, at halvdelen af siderne aldrig bliver kigget på, og så rydder vi op sammen.
Hvad sker der med vores gamle regneark?
De bliver gennemgået, før de bliver lagt væk. Formlerne er ofte den bedste dokumentation der findes af, hvordan I regner jeres nøgletal, og den logik skal med over i datamodellen.
Hvem skal vedligeholde dashboardet?
Det gør jeg. Integrationer, tests og opdateringer er mit ansvar, og der kører automatiske tests, før hver opdatering går videre. I skal kigge på dashboardet, ikke passe på det.
Læs også
Har I et spørgsmål, der ikke står her?
Skriv til mig, eller book den første time. Den er gratis, og I binder jer ikke til noget.